在外貿(mào)工作中，價格、質(zhì)量和交貨期可以說是最核心的三個方面。雖然我們經(jīng)常掛在嘴邊，但很多業(yè)務(wù)員其實更多地關(guān)注了價格和質(zhì)量，卻沒有足夠重視交貨期的問題。
很多買家更換供應(yīng)商不全是因為價格高，質(zhì)量差，還有很大一部分是因為供應(yīng)商頻繁拖延交貨期。曾經(jīng)了解過很多買家對于交貨期延遲的問題，吐槽相當(dāng)嚴(yán)重：
Many Chinese suppliers don't respect delivery time, that's why some buyers shift to other countries of Asia.
I'm tired of so many excuses of delay-shipping, I will give chance to those suppliers whose price may a little higher but keep their words!!
來看一個例子：
一個法國的客戶，平時發(fā)郵件很少回復(fù)。當(dāng)他有訂單計劃的時候就會發(fā)來一封郵件詢價。價格低就不說了，交貨期也壓得很緊。
我們正常做一個高柜的導(dǎo)電條無紡布鞋套需要大概 50 天，可是客戶要求 30 天交貨。
對于手工做的產(chǎn)品，交貨期不可能這么快，我問客戶為什么每次訂單的交貨期都要求這么緊，他說經(jīng)濟形勢不好，不敢做庫存（現(xiàn)在越來越多的客戶都是這樣），所以每次訂單就只訂現(xiàn)貨。另外他的客戶要求 60 天交貨，所以他只能給我們 30 天的交貨期。
正常 PI 發(fā)過以后等預(yù)付款需要 3-4 天，然后訂原材料、包裝材料需要 7 天時間，這么一算下來，10 天沒了。然后可能做一些生產(chǎn)安排和調(diào)整，不可能立即就能安排生產(chǎn)訂單，可能會 3-4 天后才開始正式生產(chǎn)，那么只有大概 10 天時間來生產(chǎn)，這基本上是不可能的。
PI send ->Transfer advance payment ----- RCV 3-4 days
Purchase material & packaging ----- RCV 7 days
Time of waiting for production ----- 3-4 days
Production period ----- 25 days
TOTAL: about 40 days
可以看到，40 天可以交貨。但是一般還要加上至少 7-10 天的緩沖期。因此一般交貨期是 50 天。
客戶說這個交貨期太晚了，他無法接受。
我說很抱歉，我們最快的交貨期就是 50 天，不過我們會盡量把生產(chǎn)計劃協(xié)調(diào)得好一些，爭取早幾天交貨。
客戶仍不滿意，說上次交貨期也是這么久，導(dǎo)致他客戶庫存斷貨無以為繼，最后只能從當(dāng)?shù)厥袌錾涎a貨供應(yīng)。
我只好告訴他，對于一些交貨期長的產(chǎn)品，請他的客戶定期檢查庫存，有訂單要提前下，不至于影響后續(xù)的銷售。我給客戶建議，把一個高柜分成兩個小柜走，分批裝運。
客戶無視我的建議，繼續(xù)抱怨我們的交貨期就是比別的供應(yīng)商長。
我說：“我理解你的心情，但真實情況是每個供應(yīng)商的訂單情況和生產(chǎn)計劃都不盡相同，請考慮我之前的建議?！?/span>
客戶繼續(xù)各種吐槽，最后說：“We need more respect. You should do something to improve the situation.”
那時候，已經(jīng)晚上 9 點鐘了，我還在辦公室里加班，心情有些煩悶，于是很快回復(fù)他：
You deserve respect while we need more understanding. We've worked for one year and you are clear such hand-made products need more labor time. It's really upset for us to make urgent order. The work need to be arranged in advance.
客戶回復(fù)了郵件：
You are right, I will talk with my client to place order in advance for future orders. But this time, my client really need goods urgently. So pls make the first 20ft container in 20 days ok?
客戶做了妥協(xié)，說最多可以接受 20 天交貨。但是我和工廠排算了一下，這樣我們的交貨期還是太緊張，除非加班加點地趕貨。
綜合考慮了一下，我還是決定不接訂單（實際客戶的利潤也不太好）。因為交貨期太緊張，無法確保按時交貨。
后來客戶沒回復(fù)，我也沒在意。兩天后，他發(fā)了一封郵件同意我的建議分批發(fā)貨，讓我發(fā) PI，要求盡量早一些交貨。
學(xué)會權(quán)衡訂單
個人認(rèn)為：生產(chǎn)容易，出貨快，不糾結(jié)，不占用過多精力和資源的訂單就是好單，這樣客戶返單也快。這類訂單哪怕賺得少點，但貴在不用操心。一單出貨后定期詢問客戶有沒有新訂單？最近生產(chǎn)繁忙，有訂單請考慮盡快安排。省下的精力去開發(fā)和跟進別的客戶。
如果訂單交貨期又緊，利潤又不好，包裝又麻煩，這類訂單除非高利潤，否則真的勞心勞力吃力不討好，沒有價值。
不要把客戶的問題變成你的問題
做業(yè)務(wù)，心態(tài)一定要好。在上面的例子里，可以看到，由于客戶交貨期緊張，客戶把一種緊急或者焦慮的情緒傳遞給了我們（情緒是可以傳染的），而我們由于接單心切，也會變得很焦急，忽視一些問題?？蛻舭阉少彶患皶r的問題悄悄地踢給了我們，如果我們的內(nèi)心不夠強大，就很容易妥協(xié)。到時候如果不能按時交貨，既要面臨客戶的責(zé)備，又失信于客戶，實在得不償失。
所以要做一個高效又有原則的外貿(mào) sales，要想辦法幫助客戶解決問題，但千萬不要把客戶的問題變成你的問題。
不過，如果交貨期延遲是自己方面的問題，該如何應(yīng)對；
如：原料供給不及時，生產(chǎn)待料；入料出料錯誤導(dǎo)致生產(chǎn)誤料；生產(chǎn)計劃變更頻繁；包裝不及時；生產(chǎn)過程中質(zhì)量把控不到位，造成返工延時；少量貨物無法單獨生產(chǎn)，等后續(xù)別的訂單一起生產(chǎn)等等。
出現(xiàn)了問題，總需要去解決。一味地抱怨和指責(zé)對解決問題沒有任何幫助，只會讓自己陷入負(fù)面的情緒。那么究竟如何去應(yīng)對交貨期延遲呢？
及時告知客戶
當(dāng)預(yù)計交貨期有可能延遲時，要及時告知客戶，不要等到交貨期到的時候或者已經(jīng)過了才說，早說好過晚說。因為有時候你的客戶并不是終端客戶，他也要和他的客戶去溝通。如果等到交貨期到的時候你才發(fā)一封郵件告訴客戶要延遲交貨，客戶怎能不惱火？
正如你對工廠要求也是一樣，如果到了交貨期，工廠才通知你要遲些天交貨，你也會很郁悶，怎么早不說？讓我怎么跟客戶解釋？提前跟工廠打好招呼，任何影響交貨期的問題，一定要盡早通知你，好盡早安排后續(xù)工作及補救。
措辭合理解釋交貨期延遲的原因
常見的十四條推交貨期的理由：
原材料供應(yīng)緊張，送料晚了
包裝廠太忙，材料延誤
夏季限電，錯峰用電
當(dāng)?shù)毓I(yè)用電線路系統(tǒng)升級，停電了
商檢耽誤了時間
機器壞了，機器維護，更換新機器
模具壞了，更換新模具
節(jié)假日來到
夏季車間的空調(diào)壞了，氣溫太高，為了工人的安全，暫時停工維修
QC 發(fā)現(xiàn)包裝印刷上的條碼有錯誤，重做包裝
物流公司送貨路上車壞了
港口大霧（CIF 下）
廠區(qū)重建，搬遷
工人嫌工價低，在罷工，無奈停工
這些五花八門的理由，或者說借口，都快成為外貿(mào)行業(yè)的行話，很多朋友屢試不爽，多次對不同客戶使用。只要有幾年采購經(jīng)驗的買家，都會碰到 N 次“停電”，“機器壞了”，“節(jié)假日”…… 買家對此已經(jīng)是無語和無感了。
理由充分、說辭真誠但不低身下氣
其實每個公司在不同時期都有特定的情況發(fā)生，或者受行業(yè)特點限制。比如：某種產(chǎn)品包裝需要手工折疊而且是單只包裝等。針對這些特定情況，理由一定要考慮充分，讓人信服，而且要讓客戶知道你做了很多努力?？蛻艏词股鷼鉄o奈，也還是會諒解的。說辭可以有很多，但要真誠，卻也不能低身下氣，過多的 sorry 并不能解決問題，因為客戶主要關(guān)心的是你的辦事效率，而不是抱歉。
更專業(yè)更具體的原因降低客戶反感
各個行業(yè)各個產(chǎn)品的生產(chǎn)流程和工藝都不盡相同，你大可以直接告訴買家專業(yè)且具體的技術(shù)問題或者工藝問題，甚至某一環(huán)節(jié)設(shè)備的零部件發(fā)生的問題來解釋，這樣不僅能降低客戶的反感，也說明你對產(chǎn)品足夠熟悉，對生產(chǎn)流程、工藝、產(chǎn)量等深諳于心。
交貨期嚴(yán)重延誤，怎么破？
有時，交貨期嚴(yán)重延誤，甚至拖延一兩個月，這種事情有點離譜。碰到這種情況，估計很多業(yè)務(wù)員頭都大了，一邊絞盡腦汁想各種理由賠禮道歉，一邊求爺爺告奶奶催工廠交貨就差給跪了。
這種時候，你的理由一定要想好，一些經(jīng)不起推敲的理由，說了反而會引起很大的負(fù)面效應(yīng)。例如機器壞了，物流送貨車子路上壞了等等，這些，總不能壞一兩個月吧？來看個案例：
之前，工廠未提前通知我，開始升級改造生產(chǎn)線。在手的兩個客戶的訂單交期都要延誤 20 天。無奈之下，我只有這么分別跟兩個客戶解釋：
1）最近訂單太多，生產(chǎn)緊張，我們延長了晚班的工作時間。結(jié)果有工人到當(dāng)?shù)貏趧泳滞对V了我們，現(xiàn)在沒有辦法只能停止夜班接受當(dāng)?shù)夭块T的調(diào)查。預(yù)計很多訂單的交期會受到影響。等調(diào)查過后，我們會想一切辦法趕貨。但是交期可能會延誤一個月，如果您要貨比較急，我們可以先發(fā)一批貨發(fā)過去，希望理解！
2）最近訂單太多，生產(chǎn)緊張，我們給工人加了晚班。由于疲勞作業(yè)，有個工人受了工傷，當(dāng)?shù)氐膭趧硬块T介入調(diào)查，我們沒有辦法只能先暫停生產(chǎn)并配合調(diào)查。預(yù)計很多訂單的交期會受到影響。等調(diào)查過后，我們會想一切辦法趕貨。但是交期可能會延誤一個月，如果您要貨比較急，我們可以先發(fā)一批貨發(fā)過去，希望理解！
最終這兩個客戶雖然都無奈地接受了交貨期，但是中途沒有再頻繁催貨，也沒有要求分批發(fā)貨。最后，原定交貨期過后的第 20 天我們完成了生產(chǎn)并把貨發(fā)了。
這里要說明的是：工廠如果答復(fù)你 20 天后能交貨，你就告訴客戶 30 天，反正都是延遲了。如果他不同意，再說一定想辦法，加班趕進度。然后過個兩天告訴他可以提前 5 天，這樣客戶會很高興，還會感謝你們的努力。
這種情況下，給客戶寫郵件時，有幾個方面要特別注意：
1.要求工廠給一個確切的交貨期，而且這個日期一定要達到。否則的話，達不到下次還要再解釋，沒完沒了的解釋只會讓客戶對你們的印象越來越差。
2.最好第一句話就開門見山，不要繞了大彎子最后才說要延遲交貨，中國人和老外的思維很多時候是逆向的。你覺得是委婉，老外覺得是 so much craps。你可以這樣開頭：We are sorry to inform you that we are not able to finish them until Aug 20th. (新的交貨期), we apologize for the inconvenience caused by this.
3.向客人致歉之后，簡單解釋一下原因，不要長篇大論。
4.最后向客戶表明很珍惜雙方的合作關(guān)系，希望這次延誤不會對合作關(guān)系造成影響，今后將盡全力避免類似事件發(fā)生。
5.寫完信，最好站在客戶的角度看一下這個信件，換位思考是否明確解釋了情況，真誠表達了歉意。
注意：在客戶沒有明確確認(rèn)之前，先不要輕易發(fā)貨，一旦發(fā)了貨可能會存在較大的風(fēng)險。
如果最終客戶同意了延遲發(fā)貨，那么你可以稍微松一口氣。然后在工廠趕貨過程中，盡力催生產(chǎn)就好了，心里也不要急，心態(tài)放穩(wěn)，淡定一些。但也不要以為搞定了客戶就自我解脫了，一定要注意控制生產(chǎn)，越急越容易犯錯！尤其是一定要提醒工廠注意。貨在生產(chǎn)中，經(jīng)常去看看。否則如果最后客戶收到貨再有什么問題，那么，只會對你更加失望。
處理交貨延期的原則永遠(yuǎn)是：不逃避，不推脫責(zé)任，積極溝通，選擇恰當(dāng)符合邏輯的解釋，盡量提出補救方案，表現(xiàn)誠意，抓緊質(zhì)量關(guān)卡。